Wenn die Aufgaben sich stapeln und einem über dem Kopf wachsen, man am Arbeitsplatz vor lauter Unordnung nichts mehr findet und man den Überblick für die Arbeit und die dazugehörigen Termine verloren hat, ist das Problem offensichtlich: Es fehlt an Selbstorganisation. Zum Glück gibt es einige Methoden, mit denen man sich dabei helfen kann, organisierter zu werden. Diese lassen sich mit etwas Engagement schnell erlernen.
Mehr Erfolg durch Selbstorganisation
Wer sein Leben und seine Aufgaben gut organisieren kann, profitiert davon in jeder Lebenslage. Schon in der Schule kann einem eine gute Selbstorganisation sehr viel bringen und im späteren Berufsleben nimmt die Bedeutung sogar noch zu. Zum einen sorgt die Organisation dafür, dass man Zeit spart. Gut organisiert lassen sich viele Aufgaben schneller bearbeiten und es bleibt am Ende mehr vom Tag übrig. Gleichzeitig wird durch ein gutes Zeitmanagement auch der Stresslevel reduziert. Wer immer bis zum letzten Drücker wartet, verfällt meist nicht nur in Hektik, sondern setzt sich auch selbst unnötig unter Druck.
Gelingt es einem, seine Aufgaben zeitnah, stressfreier und gründlicher zu erledigen, dann stellt sich häufig eher der Erfolg ein. Selbstorganisation ist ein wichtiger Schlüssel, um Ziele, die man für die eigene Zukunft hat, zu erreichen. Gute Arbeit bleibt zudem auch Vorgesetzten nicht verborgen. Entsprechend wahrscheinlicher ist es, dass man den 
nächsten Schritt auf der Karriereleiter macht.
Simplify Your Life
Um eine bessere Selbstorganisation umsetzten zu können, gibt es verschiedene Ansätze. Schon beinah klassisch ist das Konzept Simplify Your Life des Zeitmanagement-Experten Lothar J. Seiwert. Dessen Grundidee ist es, dass zunehmende Komplexität im Leben eines Menschen dazu führt, dass man glaubt, die Kontrolle zu verlieren. Je übersichtlicher man sein Leben gestaltet, desto selbstbestimmter ist man. Um diesen Punkt zu erreichen, sollte man verschiedene Bereiche seines Lebens entrümpeln, wobei diese wie eine Art Pyramide aufgebaut sind.
Den Anfang machen alle Sachen und Gegenstände im Alltag. Vollgestopfte Zimmer und Unordnung am Arbeitsplatz sind schlecht für die Seele, also empfiehlt Seiwert, Zimmer und Schreibtische aufzuräumen und Geragen und Keller zu entrümpeln. Im nächsten Schritt sollte man sich mit seinen Finanzen beschäftigen. Auch hier sind ein klarer Plan für die Zukunft und eine genaue Aufstellung über Schulden, Ersparnisse, Einnahmen und Ausgaben hilfreich.
In den weiteren Stufen kümmert man sich auf ähnliche Weise um alle Aspekte seines Lebens. Stufe 3 umfasst das Thema Zeit und Zeitmanagement mit Punkten wie Prioritäten setzten. In Stufe 4 geht es um die Gesundheit und wie man dafür sorgt, dass es dem Körper besser geht. Die 5. Stufe stellt Beziehungen in den Mittelpunkt, Stufe 6 die Partnerschaft. Mit Stufe 7 ist man schließlich bei sich selbst und Dingen wie Persönlichkeit und Spiritualität angekommen.
Das Pareto-Prinzip
Die Idee des Pareto-Prinzips geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück. Es besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit rund 20 Prozent des Gesamtaufwands erreicht werden können. Für die übrigene 20 Prozent muss man dagegen 80 Prozent der Arbeit investieren. In Hinblick auf das Thema Zeitmanagement bedeutet dies also, dass man in vielen Fällen bei einer zeitkritischen Aufgabe erst einmal die wichtigen Teile erledigen sollte und erst danach der Fokus auf Details gelegt werden kann. Voraussetzung dafür ist oft das Erstellen einer Prioritätenliste.
Ein Beispiel aus dem Alltag für das Pareto-Prinzip ist beispielsweise, wenn sich kurzfristig Besuch ankündigt und man feststellt, dass die Wohnung vollkommen unaufgeräumt ist. Das Bad muss geputzt werden, ungewaschene Kleidung liegt auf dem Boden, dreckiges Geschirr stapelt sich und staubgesaugt werden müsste auch. Innerhalb einer Stunde hat man aber nur Zeit, um die Klamotten in einen Sack zu stecken und diesen unter das Bett zu schieben, das dreckige Geschirr kommt in die Spülmaschine, im Bad reinigt man die Toilette und das Waschbecken und dann werden noch fix die offensichtlichen Flächen der Wohnung gesaugt. So ist die Wohnung zwar nicht blitzblank aber doch präsentabel.
Das Eisenhower-Prinzip
Dwight D. Eisenhower war nicht nur ein amerikanischer General, er schaffte es sogar, zum Präsidenten der USA gewählt zu werden. Einer der Schlüssel für seinen Erfolg war eine Methode, nach der er Aufgaben nach Dringlichkeit und Bedeutung einteilte. Insgesamt gibt es vier Kategorien. Die Kategorie Wichtig und dringlich erfasst die bedeutendsten Aufgaben, die unbedingt sofort erledigt werden müssen, um die eigenen Ziele zu erreichen. In der Kategorie Wichtig, aber nicht dringlich finden sich dagegen Aufgaben, die zwar von großer Bedeutung sind, aber nicht sofort anstehen. Für diese Aufgaben sollte man sich aber einen Termin setzen.
Dringlich, aber nicht wichtig ist die dritte Kategorie. Eisenhower zufolge sollte man solche Aufgaben nach Möglichkeit delegieren. So müssen sie zwar erledigt werden, da sie aber nicht von großer Bedeutung sind, ist es nicht unbedingt erforderlich, sich selbst drum zu kümmern. In der vierten Kategorie finden sich alle Arbeiten, die weder dringlich noch bedeutend sind. Diese Aufgaben kann man im Zweifel sogar unerledigt lassen.
Das Eisenhower-Prinzip ist eines der klassischen Instrumente im Zeitmanagement und bietet viele Vorteile. So setzt man sich nicht nur genau mit den verschiedenen Aufgaben auseinander, man erstellt in der Regel auch einen Abarbeitungs- und Prioritätenplan.
Weitere Hilfemöglichkeiten
Selbstorganisation dreht sich viel um Zeitmanagement und Engagement. Für den Erfolg ist aber auch im großen Maße Regelmäßigkeit wichtig. Wenn man die Methoden kontinuierlich anwendet, gehen sie einem schnell ins Blut über. Allerdings sollte man auch nicht vergessen, Pausen einzulegen oder Aufgaben an andere zu delegieren. Nicht jede Arbeit muss von einem selbst erledigt werden und ohne Ruhe und Entspannung wird auch der Stresslevel nicht kleiner und die Konzentration leidet.
