IT-gestützte BWL - was heute in Betrieben wirklich wichtig ist

IT in der Logistik

Ganz ohne die IT kommt heute kein Unternehmen mehr aus. Selbst der kleinste Handwerksbetrieb nutzt IT-Lösungen zur Bewältigung des Tagesgeschäfts und je größer ein Betrieb ist, desto stärker wird das Unternehmen auf die IT gestützt. Und es ist leicht. Denn die BWL lässt sich recht einfach mit der IT verknüpfen und viele der Lösungen vereinfachen die alltägliche Arbeit. Dieser Artikel gibt einige Beispiele für einen IT-gestützten Betrieb und erklärt, warum wirklich jeder heute mit IT konfrontiert ist.

Logistik - ohne IT geht es nicht

Die Logistik ohne IT? Das ist heute kaum noch möglich - zumindest nicht, wenn ein Betrieb konkurrenzfähig bleiben möchte. Hier braucht nicht einmal ein großes Versandunternehmen als Beispiel genutzt werden, sondern ein kleiner Handwerksbetrieb mit Monteuren auf Außeneinsätzen. Für jeden Einsatz und jeden Einsatzort des Monteurs muss eine Tour geplant werden. Und kein Unternehmen macht dies heute noch ohne den IT-Einsatz. Wieso auch? Am Computer mithilfe von Kartenmaterial und ERP-Programmen geplante Touren sind weniger zeitintensiv in der Planung und stimmen mit der Realität überein. Kommt ein ERP-System zum Einsatz, kann die Tour sogar in Echtzeit überwacht werden, sodass direkt umgeplant oder ein Monteur zur Unterstützung geschickt werden kann. Aber die IT macht in der Logistik nicht bei Touren halt:

  • Lagerverwaltung - auch Warenwirtschaftssysteme können mit einem ERP-System kombiniert werden. Bei der Lagerverwaltung erhält jeder Lagerplatz auch einen Platz im System, sodass Stückzahlen, Warenbestände und Nachlieferungen jederzeit am Computer aufgerufen werden können. Dafür müssen die einzelnen Waren natürlich erst eingescannt werden. Wurde diese Arbeit jedoch erledigt, hat alles seinen Platz.

  • Versand - Bestellungen werden nach ihren im Computer vorhandenen Lagerplätzen gepackt und für den Versand vorbereitet. Ausgegangene Ware wird auch aus dem System genommen, wodurch Stückzahlen immer korrekt sind. Wird die Logistik bereits auf die Industrie 4.0 umgestellt, kann ein Großteil des Versandprozesses maschinell erfolgen.

  • Effizienz - eine gute Lagerhaltung, die Warenwirtschaft und der Einsatz von ERP-Systemen erhöhen die Effizienz der gesamten Logistik. Mithilfe der verschiedenen Module, die in einem ERP zum Einsatz kommen, können Schwachstellen aufgedeckt und behoben werden. In der Folge profitiert der gesamte Betrieb.

Mit Barcodes arbeitende Unternehmen können übrigens nicht nur die ausgehenden Waren bis zum Kunden verfolgen, sondern auch die jeweiligen Lagerplätze über den Barcode bestimmen. Gerade bei der Einbindung eines Onlineshops ist dieses Verfahren sehr nützlich, da die Warenbestände nun automatisch im Onlineshop angezeigt werden.

Buchhaltung - passende Software ist heute Pflicht

Zig Ordner, Papiere und stapelweise Rechnungen - diese Buchhaltung ist heute nicht mehr erlaubt. Die Buchhaltung muss heute ebenfalls elektronisch erfolgen und das funktioniert natürlich nur mit IT-Lösungen. In der einfachsten Form, die auch von Privatpersonen, Kleinunternehmen und kleinen Betrieben verwendet wird, handelt es sich bei der IT-Lösung um das von der Steuerbehörde zur Verfügung gestellte Elster-Portal. Für größere Unternehmen reicht das Portal jedoch nicht aus, da es die Buchhaltung nicht vollumfänglich unterstützt. Hier müssen also entsprechende Buchhaltungsprogramme genutzt werden, die etliche Aufgaben übernehmen können:

  • Buchungen - Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen korrekt gebucht und abgelegt werden. Moderne Buchhaltungsprogramme verfügen über eine Scanfunktion, mit der eingehende Papierrechnungen oder Quittungen gleich gescannt und eingepflegt werden können. Die Bearbeitung ist auf diesem Weg wesentlich einfacher, zumal die Programme mit CRM oder anderen, für die Betriebssparte notwendigen, Systemen zur Kunden- und Auftragsverwaltung verbunden werden können.

  • Lohnbuchhaltung - auch die Lohnbuchhaltung erfolgt über die Buchhaltungsprogramme. Einmal korrekt angelegt, lassen sich quasi auf Knopfdruck die monatlichen Lohnabrechnungen erstellen - und die Posten buchen.

  • Übersichten - nicht nur zu den Stichtagen helfen die Programme dabei, Gewinnübersichten oder Ausgaben anzuzeigen.

  • Übermittlung - bei der Auswahl des Buchhaltungsprogramms muss darauf geachtet werden, dass es über Schnittstellen verfügt. Über diese wird die Software mit anderen relevanten IT-Lösungen verknüpft, sodass sich im Mahnstatus befindliche Kunden beispielsweise in der Auftragsabwicklung angezeigt werden. Wesentlich wichtiger sind jedoch die Schnittstellen zu den Finanzbehörden, damit Umsatzsteuervoranmeldungen und weitere Notwendigkeiten direkt vom Büro aus erledigt werden können.

Ein Buchhaltungsprogramm erleichtert den Arbeitsalltag, ersetzt jedoch keine Beratung. Unternehmer, die gerade erst anfangen und sich auf einzelnen Gebieten unsicher sind, sollten stets eine Beratung in Anspruch nehmen und einzelne Positionen der Buchhaltung lieber auslagern, als Fehler zu verursachen.

Kundenmanagement - CRM-Software wird immer wichtiger

Gerade online agierende Unternehmen haben einen breiten Kundenstamm, der sich längst nicht mit den Kunden eines rein vor Ort handelnden Betriebs vergleichen lässt. Dennoch haben beide Betriebsformen eine Gemeinsamkeit: Sie müssen ihre Kunden kennen. Kleine Unternehmen wissen aus persönlichen Gesprächen wichtige Fakten, im Internet tätige Betriebe müssen diese Daten aufgrund des Kundenverhaltens erarbeiten. Und hier hilft eine CRM-Software:

  • Datenverwaltung - das sind die einfachsten Daten des Kunden: Name, Adresse. Diese Informationen sind für jeden Bestellvorgang wichtig, denn das Paket muss irgendwohin geschickt werden.

  • Vorlieben - hier wird es schon interessanter. Welche Vorlieben hat ein Kunde? Kauft er beispielsweise regelmäßig bestimmte Produkte bei dem Unternehmen ein? Wer diese Daten kennt und verwaltet, kann Kunden wesentlich bessere und treffendere Vorschläge machen.

  • Interna - die CRM-Software dient dazu, intern ein Bild des Kunden zu erstellen. Sie ist aber auch für interne Faktenweitergabe notwendig. Zahlt ein Kunde beispielsweise nicht, übermittelt die Buchhaltung dies an das CRM, sodass ein Vermerk entsteht, der der Auftragsabwicklung den negativen Kontostand zeigt. Auch Gutschriften oder Bonuspunkte können auf diese Weise gleich eingesehen werden.

Das CRM hilft wieder, einzelne Abteilungsbereiche besser miteinander zu verknüpfen und Informationen weiterzugeben. Letztendlich dient die Software der Effizienz und unterstützt zudem ein verbessertes Kundenmarketing.

IT in der Logistik

Fazit - die IT ist längst da

Obwohl immer wieder vor der Industrie 4.0 gewarnt wird und gerade kleinere Betriebe gerne sagen, dass sie überhaupt nicht auf IT-Lösungen vertrauen, ist die IT-gestützte BWL schon in fast jedem Unternehmen vorhanden - und mit ihr ein Teil der Industrie 4.0. Selbst die kleinste Rechtsanwaltskanzlei, die längst schon mit einer speziellen Anwaltssoftware arbeitet, setzt auf das CRM, denn nichts anderes ist die berufsgestützte Software. Dieses Prinzip wird sich weiter ausbauen und die IT garantiert noch eine höhere Wichtigkeit erhalten.




Kommentare (0)