Entwicklungstrends bei HR Software

Bisher stehen nur wenige HR Systeme auf echter WebClient - Basis zur Verfügung. Die Nachfrage nach auf Browser basierenden Systemen ist weiter ungebrochen, so wird die steile Entwicklung Web-Client - basierender Personal-Software über das Jahr 2008 hinaus anhalten. Neuerdings wird die Spezialsoftware zunehmend mit Web 2.0 Funktionalitäten verzahnt. Dieses Kapitel beschreibt Funktionen und Technologien, die sich in Zukunft möglicherweise durchsetzen werden. Außerdem wird an dieser Stelle beschrieben wie sich der Markt entwickeln könnte. Nachdem in vorherigen Kapiteln bereits einige Trends aus der personalwirtschafts-wissenschaftlicher Sicht aufgezeigt wurden, beschäftigt sich dieses Kapitel eher mit Schnittstellen der HR Software zum Internet und insbesondere zu Web 2.0 Technologien.

Zunehmende Digitalisierung von HR Prozessen

Dass IT immer mehr Einzug im Personalbereich erhält ist nichts Neues. Neu ist aber, dass HR Software immer stärker mit Web Services und Internet Portalen verzahnt wird. Der Gedanke des „Mitmach Web“ hält stark im HR Bereich Einzug, sodass der Mitarbeiter selbst immer stärker in die Prozesse der Personalarbeit einbezogen wird.

Employee Self Services (ESS)

Erst jedes siebte Unternehmen nutzt ESS. Dabei liegen die Vorteile klar auf der Hand. Routinearbeiten wie Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Bestellung von Sachmitteln werden von der Personalabteilung an die Mitarbeiter selbst (self) verlagert. Gesetzliche Regelungen wie z.B. bei Reisekostenabrechnungen werden bei der Software automatisch berücksichtigt und aktualisiert. Damit sinken nicht nur die Koordinations- und Kommunikationskosten. Die Prozesse sind wesentlich schlanker und somit schneller. Ein Großteil der Unternehmen die noch kein ESS im Einsatz haben, interessieren sich sehr für das Thema oder haben schon konkrete Planungen. HR Software Anbieter die entsprechende Module anbieten können in Zukunft mit einer steigenden Nachfrage rechnen.

Help – Center

Benutzerhandbücher für Software sind im Grunde überflüssig. Kunden werden zunehmen durch Online-Hilfen und Tutorials beim Umgang mit Personalsoftware unterstützt. Um Anleitungen möglichst verständlich zu gestalten, werden zunehmend Screencast Programme genutzt, welche anhand eines Filmes die Abläufe bei der Verwendung von Software am Computerbildschirm zeigen und mit Audio – Kommentaren begleiten. Microsoft bietet Screencasts zu seinen Produkten an, so dass die Funktionalität des Systems den Interessenten visuell verdeutlicht wird.

Zielvereinbarungen

Laut Covey kann die Execution Intelligence (xQ) also die Umsetzungskraft der Mitarbeiter durch klare Ziele an Mitarbeiter gesteigert werden, was einen positiven Effekt auf die Effektivität nach sich zieht. Das Thema Performance Management, also das Messen und Steigern der Mitarbeiterleistung anhand von Zielvereinbarungen, gewinnt zunehmend an Dynamik. Es kann für den Mitarbeiter unheimlich motivierend sein, wenn er im Mitarbeiter Portal selbst sieht, wie Ziele er mit seinem Vorgesetzen vereinbart hat und wie weit er diese bereits erfüllt hat. Denn er weiss, dass der Zielerreichungsgrad bestimmt, inwieweit beispielsweise eine Gehaltserhöhung demnächst zur Diskussion steht. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Mitarbeiter rechtzeitig erkennt, wenn der ein Ziel nicht erfüllen kann. So muss das Ziel angepasst und der Feedbackprozess kann enorm verkürzt werden. Wichtige strategische Entscheidungen können schneller gefällt werden. Kosten aus Fehleinschätzungen können enorm gesenkt werden.

Executrack rechnet vor, dass ein Kunde im Vergleich zum Papierprozess pro Zielvereinbarungsvorgang 130 EUR, immerhin 31 Prozent der Prozesskosten mit der Softwarelösung einspart. Bei einem Pharmakunden mit 64.000 Mitarbeitern habe der ROI zeitnah, also direkt bei Einführung des Systems, erreicht werden können. Neben dem Kostenfaktor konnte nach Angaben von Executrack dort eine Verkürzung der reinen Prozesslaufzeit im Personalbereich von 78 % erzielt werden.

Zielvereinbarungen lassen sich dem Thema HR Controlling unterordnen. Das HR Controlling Schweizer, österreichischer und auch deutscher Unternehmen steckt gegenwärtig weiterhin in den Kinderschuhen. Trotz konzeptioneller Vorschläge und technologischer Möglichkeiten bewegen sich die Personaler nicht mit Siebenmeilenstiefeln auf dem Pfad „nach oben“. Positiv ist zu vermerken, dass die Reife der eingesetzten Systeme tendenziell etwas besser ausfällt als die Einschätzung der konzeptionellen Reife. Die nächsten Monate und Jahre müssen zeigen, ob die in den überwiegend eingeführten HR-Standardsystemen angelegten Potenziale für ein modernes HR-Controlling gehoben werden können. Nach diesem „technology push“ sind die Personal Ressorts nun gut beraten, ihre wesentlichen HR-Kennzahlen sowie Steuerungsprozesse zu definieren und durch vorhandene oder ausgebaute Systeme sinnvoll zu unterstützen.

Web – Services

Innovative HR Lösungen versuchen verstärkt dem Personalreferenten oder Mitarbeiter (im ESS) zusätzliche „Services“ mit Hilfe der Webtechnologien anzubieten. Dazu gehören Schnittstellen der Software zu bekannten und populären Web–Services wie Google Maps oder Skype.

Die Kommunikation zwischen Mitarbeitern lässt sich wesentlich verbessern, indem Chatfunktionen zur Verfügung gestellt werden. Chats haben gegenüber Email den Vorteil, dass eine Antwort sofort erwartet werden kann. Gegenüber dem Telefon hat es den Vorteil, dass einerseits der Teilnehmer weiß ob der Gesprächspartner im Moment zur Verfügung steht und falls nicht, dass eine Antwort zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. HR Software kann die Chatfunktion bereits ganz einfach unterstützen, indem z.B. im Mitarbeiterportal die skype Usernamen oder ICQ Nummern der Mitarbeiter angezeigt werden.

Oftmals müssen Mitarbeiter Sitzungen vorbereiten, Reisen planen, Standorte von Kunden und Lieferanten ausfindig machen. Oder sie wollen einfach wissen wo sich die Autovermietung, das Cafe für die Mittagspause, oder andere Mitarbeiter befinden. Dazu ist es sinnvoll - in der HR Software - Adressen von Mitarbeitern, von Unternehmensstandorten oder von frei definierbaren Plätzen mit geografischen Diensten wie Google Maps zu verknüpfen um eine Lokalisation oder Routenplanung zu vereinfachen.


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